27 marzo 2020 Luca Spoldi

Guida allo Smart Working produttivo

In un momento difficile come questo a cui l’emergenza COVID-19 sta sottoponendo il mondo, le pratiche di Smart Working sembrano essere una comune soluzione per permettere alle aziende di proseguire la propria attività, evitando rischi di contagio tra i membri dell’organico. Ma in pratica che cos’è? Come si fa?

Ciò che in Italia definiamo Smart Working, non è altro che una pratica di lavoro remoto, o come ho imparato a definire durante la mia esperienza in Silicon Valley, WFH (Work From Home). Al contrario di quello che vediamo in molte (ma non tutte) realtà’ italiane, è una pratica diffusissima in molte aziende nel mondo da molti anni e non come misura di emergenza, in casi di limitata accessibilità’ agli uffici, ma come politica di miglioramento della qualità’ di vita dei dipendenti ed indirettamente, della produttività’ degli stessi.

Ma i dipendenti se non sono in azienda dalle 9 alle 18 producono molto meno. In più le tecnologie delle aziende internazionali sono più all’ avanguardia e più utilizzate. Non sei d’accordo?”

Assolutamente NO! Durante la mia esperienza in contesto internazionale, ho lavorato con aziende di varie dimensioni, i cui uffici non ho frequentato per mesi. Ed ho addirittura lavorato per anni, con team di cui alcuni membri non ho mai conosciuto personalmente, ma con cui ho ancora grande rapporto di stima ed amicizia reciproca. Sfatiamo anche il mito della tecnologia, basta semplicemente un computer e la giusta mentalità’. Ecco, qui mi soffermo ed uso le maiuscole:

LO SMART WORKING È UNA MENTALITA’.

Di conseguenza, data la mia esperienza (ed ossessione oserei definire) nell’ impostare il giusto contesto per lo Smart Working, vi elenco i 4 punti che trovo fondamentali, per lavorare serenamente da casa senza pregiudicare e/o addirittura migliorare la propria produttività’:

  1. Organizza la tua postazione
  2. Comunicazione
  3. Imposta gli obiettivi
  4. Non dimenticarti di te stesso

Prima di iniziare: Cosa ci serve?

  • Un computer con una connessione stabile
  • Una sedia comoda
  • Cuffie (totalmente opzionali, ma trovo che aiutino ad isolarsi dall’ambiente circostante e dalla percezione di svago/relax)
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1. Organizza la tua postazione

Questo punto può’ sembrare ovvio ed irrilevante, ma non va sottovalutato per due motivi: quello fisico e quello mentale. Passerai ore, probabilmente, seduto lì a portare avanti il tuo lavoro, e non sottovalutare l’impatto che può’ avere sul tuo corpo (postura, impatto sulla vista in caso di eccessiva/assente luminosità, etc.). Per quanto riguarda quello mentale, lo Smart Working come accennavo, funziona bene nel momento in cui ci si riesce ad isolare mentalmente dalla propria abitazione (o meglio dalla naturale associazione di relax e svago). Fortunatamente, piccole ed economiche modifiche, possono aiutare in entrambi gli obiettivi.

Ad esempio, se adoperate un portatile, munirsi di tastiera e mouse esterno, possono rendervi la postazione più comoda ed allo stesso tempo limitarvi nel “gironzolare per casa”. Personalmente, io amo utilizzare due schermi (ci si può ottemperare anche con un vecchio tablet) ed un supporto per il portatile (qualcosa di economico come questo disponibile su Amazon).

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2.  Comunicazione, comunicazione, comunicazione! 

Lavorare fisicamente lontano dagli altri, non significa lavorare da soli. Tutt’ altro!

Lo Smart Working, è efficace quando non pregiudica la collaborazione ed il perseguimento degli obiettivi di gruppo. Fortunatamente, anche qui la tecnologia ci e’ d’ausilio. Di seguito un paio di digital tools che ho trovato indispensabili durante le mie ore di lavoro da casa:

  • Messaggistica interna: fondamentale per comunicazione veloce e condivisione di documenti. Personalmente cerco di adottare Slack (su cui scriverò’ alcuni consigli su come impostarlo al meglio), ma ho trovato altri tool come Microsoft Team ugualmente efficaci.
  • Videconference: rimane importante avere una comunicazione 1-to-1 con membri del team e player esterni (clienti, fornitori, consulenti etc.). Internamente, i programmi di messaggistica citati sopra permettono di “lanciare” videocall velocemente. Per quanto riguarda gli esterni, io personalmente utilizzo Zoom in quanto, non richiede ad altri di creare account e l’invito si trasferisce con un semplice link, ma il classico Skype va più che bene.
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3. Imposta obiettivi… e raggiungili! 

Questo è un punto che suggerisco di adottare a prescindere dallo Smart Working. Scrivili (non a caso l’ho sottolineato) su di un foglio Excel (o utilizza free tool come AirTable), suddividendoli in task ed obiettivi. Alcuni consigli:

  • Crea obiettivi ragionevoli: scrivere “Essere Miliardario” non ti aiuterà’.
  • Fa che siano misurabili: scrivere “Incrementare le vendite medie” è molto diverso da “Incrementare le vendite medie di 200 Euro”.
  • Non aver paura di semplificare: non esistono task così semplici da non essere scritte.
  • Prima di iniziare la tua giornata, assegna priorità ad ogni attività’.
  • Condividi: Condividere i propri obiettivi crea una sorta di “impegno sociale” da parte tua. Non hai promesso solo a te stesso che lo farai, ma anche ad altri. E credimi, questo aumenterà’ la tua “grinta” nel perseguire gli obiettivi.

Tutto questo, impegnerà 10 minuti all’inizio della tua giornata, ma ti renderà’ molto più efficiente (ed efficace) nell’utilizzo dei restanti 470′.

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4. Non dimenticarti di te stesso

Contrariamente a quello che si crede, noterai che se lo Smart Working è ben impostato ed il giusto livello di focus è raggiunto (o come dicono gli americani you zone in), ti troverai a lavorare più del dovuto ed in maniera più ossessiva. Le pause sono quindi importanti. Goditi la tua ora di pranzo, non sentirti in colpa se hai bisogno di 10 minuti nel pomeriggio per sgranchire le gambe. Il tempo è tuo e sta a te come utilizzarlo in maniera appropriata.

Ora sta a voi dimostrare che non importa dove siate o come gestite il vostro tempo, rimanete una risorsa fondamentale al raggiungimento degli obiettivi della vostra organizzazione.

Buon (smart) lavoro a tutti!

Vincenzo Ottiero